Documents de voyage originaux vs. documents électroniques

TripPak en ligne est une solution révolutionnaire pour les transporteurs routiers, leur permettant de gérer la paperasse interminable générée par un trajet. Auparavant, les entreprises de transport devaient attendre le retour du chauffeur au siège social avec la preuve de livraison signée avant d'envoyer la facture. Pour les transporteurs de lots complets dont les chauffeurs empruntent des itinéraires irréguliers, cela pourrait entraîner des retards pouvant aller jusqu'à six semaines. En 1992, Truckload Management Inc. a lancé TripPak Express afin de réduire ce délai. Les chauffeurs placent simplement les documents relatifs au trajet dans une enveloppe et la déposent dans une boîte jaune TripPak Express, disponible dans plus d'un millier de relais routiers en Amérique du Nord. Airborne Express récupère les enveloppes, les achemine par avion jusqu'à notre centre de tri à Washington, en Ohio, où elles sont triées et séparées pendant la nuit, puis livrées au siège social des entreprises de transport le lendemain matin. Chaque trajet génère en moyenne 5,8 documents originaux, incluant les preuves de livraison et les connaissements, les reçus d'achat de carburant, les tickets de péage, les reçus de pesage et les documents émis par les forces de forces de l’ordre. Après plusieurs années et plusieurs millions de dollars d'investissements en recherche et développement, TripPak Online a été lancé en 2000 afin d'améliorer l'efficacité de l'envoi des factures par les transporteurs et de réduire les délais de paiement. Dès réception de l'enveloppe dans notre centre de Wilmington, celle-ci est numérisée, comparée électroniquement à l'ordre d'expédition pour vérifier la concordance entre le camion, le chauffeur et le chargement, puis transmise à l'entreprise.

Les clients actuels et potentiels se demandent si les juridictions membres de la CVSA accepteront les documents numérisés et filigranés lors d'un audit ou lorsque des assignations à comparaître assorties d'une amende sont retournées avec un chèque. On pense qu'elles devraient l'accepter. Notre système a été conçu pour répondre aux critères établis par l'Association pour la gestion de l'information et de l'image.

Nous comprenons que la CVSA n'approuve aucun produit ni service. Nous ne sollicitons pas une telle approbation. Nous demandons plutôt à la CVSA de publier une clarification ou un avis à l'intention de ses juridictions membres, indiquant qu'elle approuvera les documents numérisés qui répondent aux critères susmentionnés.