Documentos de viaje originales frente a documentos electrónicos

TripPak online es un método revolucionario para que los camioneros gestionen el interminable papeleo generado por un viaje. Históricamente, las empresas de transporte tenían que esperar a que el conductor regresara a la oficina central con el comprobante de entrega firmado necesario antes de poder enviar la factura. Para las empresas de transporte de carga completa con conductores en rutas irregulares, esto podía resultar en retrasos de hasta seis semanas. En 1992, Truckload Management Inc. lanzó TripPak Express para reducir este tiempo de espera. Los conductores simplemente colocaban la documentación generada por el viaje en un sobre y lo depositaban en un buzón amarillo de TripPak Express ubicado en más de mil paradas de camiones en toda Norteamérica. Airborne Express recoge los sobres, los transporta por avión a nuestras instalaciones en Washington, Ohio, donde se clasifican y separan durante la noche y luego se entregan a la sede de las empresas de transporte a la mañana siguiente. Cada viaje genera un promedio de 5,8 documentos originales que incluyen comprobantes de entrega y conocimientos de embarque, recibos de compra de combustible, recibos de peaje, recibos de báscula y documentos emitidos por las autoridades de seguridad pública. Tras varios años y varios millones de dólares en costes de investigación y desarrollo, TripPak online se lanzó en el año 2000 para mejorar aún más la eficiencia de las empresas de transporte que envían facturas y reducir el flujo de caja. Ahora, una vez recibido el sobre en nuestras instalaciones de Wilmington, se escanea, se coteja electrónicamente con la orden de envío para asegurar que el camión, el conductor y la carga coincidan, y se envía a la empresa.

Clientes actuales y potenciales han preguntado si las jurisdicciones miembros de CVSA aceptarán los documentos escaneados y con marca de agua durante una auditoría o cuando se devuelvan citaciones con multas monetarias acompañadas de un cheque. Creemos que sí deberían aceptarlos. Nuestro sistema fue diseñado para cumplir con los criterios establecidos por la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen.

Entendemos que la CVSA no avala productos ni servicios. No solicitamos tal aval. Más bien, pedimos a la CVSA que emita una aclaración o aviso a sus jurisdicciones miembro indicando que aprobará los documentos escaneados que cumplan con los criterios mencionados.